Gridaly umożliwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), dzięki czemu faktury wystawiane w systemie mogą być automatycznie przesyłane do KSeF. Po poprawnym przesłaniu dokumentu na fakturze pojawi się numer KSeF oraz kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie Ministerstwa Finansów.
Z tego artykułu dowiesz się
Czym jest KSeF i jakie dokumenty obsługuje integracja?
Jakie metody autoryzacji KSeF są dostępne (token vs certyfikat)?
Jak uzyskać token autoryzacyjny lub certyfikat KSeF?
Jak skonfigurować integrację z KSeF w profilu rozliczeniowym?
Jak przetestować połączenie z KSeF?
Jak wybrać KSeF jako system fakturowania dla wydarzenia?
Jak działa automatyczne i ręczne wysyłanie faktur do KSeF?
Jak pobrać fakturę w formacie ustrukturyzowanym XML?
Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system informatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, służący do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.
Faktury przesyłane do KSeF otrzymują:
unikalny numer identyfikacyjny KSeF
kod QR potwierdzający autentyczność dokumentu
Ważne:
Faktury pro forma i paragony nie są przesyłane do KSeF. System obsługuje wyłącznie faktury.
Wymagania wstępne
Zanim włączysz integrację z KSeF, upewnij się że:
Twoja organizacja ma aktywną integrację KSeF (Jeżeli nie masz uruchomionej integracji skontaktuj się ze swoim opiekunem projektu w celu aktywowania).
Profil rozliczeniowy zawiera poprawny numer NIP.
Posiadasz dane autoryzacyjne KSeF – token lub certyfikat.
Metody autoryzacji KSeF
Metoda | Opis | Status |
Token autoryzacyjny | ciąg znaków wygenerowany w portalu MF | wygaszany pod koniec 2026 |
Certyfikat | plik certyfikatu | zalecana metoda |
Ważne:
Ministerstwo Finansów planuje wygaszenie autoryzacji tokenem pod koniec 2026 roku. Zalecamy użycie certyfikatu.
Krok 1: Uzyskanie danych autoryzacyjnych KSeF
Opcja A: Token autoryzacyjny
Przejdź na stronę
Zaloguj się profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem.
Wygeneruj token API z uprawnieniami do wystawiania faktur.
Skopiuj token – będzie potrzebny podczas konfiguracji.
Token KSeF jest poufny i w Gridaly przechowywany w formie zaszyfrowanej.
Opcja B: Certyfikat (zalecana metoda)
Wejdź na stronę
Zaloguj się.
W sekcji zarządzania uprawnieniami KSeF wygeneruj certyfikat.
Pobierz plik certyfikatu.
Certyfikat jest bezpieczniejszą metodą autoryzacji niż token.
Krok 2: Konfiguracja KSeF w profilu rozliczeniowym
Integrację konfiguruje się na poziomie profilu rozliczeniowego w panelu administracyjnym Gridaly.
Przejdź do ustawień organizacji.
Wybierz Profile rozliczeniowe.
Otwórz profil lub utwórz nowy.
Przejdź do sekcji Integracje.
Włącz integrację KSeF.
Środowisko
Środowisko | Opis | Kiedy używać |
Demo | środowisko testowe | do testów |
Produkcja | środowisko produkcyjne | do prawdziwych faktur |
Zalecamy rozpoczęcie od środowiska Demo.
Certyfikat wygenerowany w środowisku produkcyjnym będzie działał jedynie na środowisku produkcyjnym
Certyfikat wygenerowany w środowisku demo będzie działał jedynie na środowisku demo
Krok 3: Test połączenia z KSeF
Po zapisaniu konfiguracji możesz przetestować połączenie.
Kliknij Testuj połączenie z KSeF.
System spróbuje połączyć się z API KSeF.
Zobaczysz komunikat o sukcesie lub błędzie.
Krok 4: Wybór KSeF jako systemu fakturowania
Przejdź do ustawień wydarzenia.
Otwórz Ustawienia płatności.
W polu System fakturowania wybierz KSeF.
Zapisz ustawienia.
Jak działa wysyłanie faktur do KSeF
Automatyczne wysyłanie
System generuje fakturę.
Faktura konwertowana jest do formatu FA(3).
Dokument wysyłany jest do KSeF.
KSeF nadaje numer faktury.
Numer KSeF i kod QR pojawiają się na dokumencie.
Przetwarzanie może potrwać od kilku sekund do kilku minut.
Ręczne wysyłanie
Jeśli faktura nie została wysłana automatycznie:
Przejdź do listy faktur.
Kliknij przycisk + Wyślij do integracji.
System spróbuje wysłać dokument ponownie.
Pobieranie faktury w formacie XML
Przejdź do listy faktur.
Kliknij menu ⋮ przy fakturze.
Wybierz Pobierz fakturę w formacie KSeF FA(3) XML.
Rozwiązywanie problemów
Błąd połączenia z KSeF
Możliwe przyczyny:
nieprawidłowy token lub certyfikat
brak NIP w profilu rozliczeniowym
niewłaściwe środowisko
wygasły token lub certyfikat
Faktura nie została wysłana
sprawdź czy integracja KSeF jest aktywna
sprawdź ustawienia wydarzenia
spróbuj wysłać fakturę ręcznie
FAQ
Czy mogę testować integrację bez wysyłania prawdziwych faktur?
Czy mogę testować integrację bez wysyłania prawdziwych faktur?
Tak – użyj środowiska Demo.
Czy faktury pro forma są wysyłane do KSeF?
Czy faktury pro forma są wysyłane do KSeF?
Nie.
Czy można używać wielu systemów fakturowania?
Czy można używać wielu systemów fakturowania?
Tak, ale tylko jednego na wydarzenie.
Gdzie zobaczyć status faktury?
Gdzie zobaczyć status faktury?
Na liście faktur.
Czy jeśli korzystam z systemu fakturowania Fakturownia lub InFakt muszę integrować system Gridaly z KSEF?
Czy jeśli korzystam z systemu fakturowania Fakturownia lub InFakt muszę integrować system Gridaly z KSEF?
Nie. Integracji należy dokonać na poziomie systemu Fakturownia lub InFakt.