Organizując wydarzenie ze strefą Expo, często stajesz przed wyzwaniem: jak w sposób kontrolowany umożliwić wystawcom i partnerom zarejestrowanie swoich pracowników (hostess, konsultantów, przedstawicieli)? Gridaly oferuje do tego dedykowaną funkcję – rejestrację członków stoiska wystawcy, która pozwala powiązać bilet z konkretnymi stoiskami i przydzielić im indywidualne limity miejsc.
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest bilet z rejestracją członków stoiska i kiedy warto z niego korzystać?
Jak włączyć rejestrację wystawców w ustawieniach wydarzenia?
Jak skonfigurować bilet, aby był przeznaczony dla członków stoisk Expo?
Jak przypisać limit biletów do konkretnego stoiska?
Jak wygenerować i przekazać wystawcy unikalny link rejestracyjny?
Jak zarządzać zarejestrowanymi członkami stoiska z poziomu panelu?
Jak to działa? Mechanizm rejestracji członków stoisk
Inaczej niż w standardowej sprzedaży, gdzie każdy uczestnik rejestruje się na ogólnych zasadach, mechanika stoisk Expo opiera się na ścisłej alokacji uprawnień:
Tworzysz specjalny bilet (najczęściej darmowy lub ukryty) przeznaczony wyłącznie dla ekip wystawców.
Włączasz na nim funkcję Rejestracja członka stoiska wystawcy (exhibitorsMembersRegistration).
Dla każdego wystawcy określasz indywidualny limit osób, które mogą się z tego biletu zarejestrować.
System generuje unikalny link rejestracyjny dla każdego wystawcy. Każda osoba, która z niego skorzysta, zostanie automatycznie przypisana do zespołu danego wystawcy.
Dzięki temu masz pełną kontrolę nad wielkością personelu technicznego i handlowego w strefie Expo, a sam proces dystrybucji wejściówek przerzucasz na liderów zespołów wystawców.
💡 Kiedy warto z tego korzystać?
Konferencje hybrydowe i stacjonarne z rozbudowaną halą wystawców, gdzie pakiety sponsorskie zawierają określoną liczbę identyfikatorów „Voucher/Staff”.
Targi branżowe, w których wystawcy muszą samodzielnie zarządzać rotacją swoich przedstawicieli i hostess.
Krok 1: Aktywacja funkcji w wydarzeniu
Funkcja rejestracji przez wystawców powiązana jest z zaawansowaną architekturą modułu Expo. Przełącznik ten (exhibitorRegistration) nie jest domyślnie widoczny w standardowym panelu organizatora.
Co należy zrobić?
Skontaktuj się ze swoim opiekunem klienta lub napisz do zespołu Gridaly za pośrednictwem czatu wsparcia w panelu.
Poproś o aktywację opcji „Rejestracja wystawców” w wybranym wydarzeniu.
⚠️ Ważne: Bez włączenia tej funkcji przez support, system nie wygeneruje unikalnych linków rejestracyjnych na profilach wystawców, nawet jeśli poprawnie skonfigurujesz sam bilet i przypiszesz limity.
💡 Wskazówka: Przy tej okazji warto upewnić się, że masz aktywne inne powiązane moduły, takie jak możliwość samodzielnego zakładania stoisk przez uczestników (createExhibitors) czy wirtualne pokoje spotkań (exhibitorRooms).
Krok 2: Konfiguracja biletu dla członków stoisk
Gdy funkcja jest aktywna, możesz przygotować dedykowany bilet dla obsługi stoisk.
2.1. Dodanie nowego biletu
W menu bocznym przejdź do sekcji REJESTRACJA $\rightarrow$ Bilety.
Kliknij ikonę „+” w prawym górnym rogu.
W zakładce PODSTAWOWE uzupełnij pola:
Nazwa – np. „Bilet dla członka stoiska Expo” lub „Obsługa Wystawcy – Staff”.
Rola – Wybierz osobną rolę uczestnika (np. Wystawca), która zdefiniuje globalne uprawnienia tych osób w aplikacji (np. dostęp do czatu, skanowanie leadów, wstęp do stref).
2.2. Ustawienie ceny i widoczności
W zakładce CENA ustaw wartość (najczęściej 0, jeśli wejściówki są częścią pakietu sponsorskiego).
W zakładce PODSTAWOWE zmień Widoczność na Prywatny (dostępny tylko przez link) lub Ukryty. Zapobiegnie to sytuacji, w której zwykli uczestnicy mogliby zarejestrować się darmowym biletem ze strony głównej wydarzenia.
2.3. Włączenie powiązania ze stoiskiem
W zakładce PODSTAWOWE przewiń widok do sekcji Rejestracja członka stoiska wystawcy.
Uruchom przełącznik znajdujący się w prawym górnym rogu tej sekcji.
Ustawienie w panelu | Efekt działania |
Przełącznik włączony | Bilet zostaje zablokowany dla standardowych rejestracji. Zadziała wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wejdzie przez unikalny link powiązany z limitem konkretnego wystawcy. |
Następnie Kliknij Zapisz.
Krok 3: Przydzielenie limitów wystawcom
Bilet jest gotowy, ale pozostaje nieaktywny, dopóki nie nadasz uprawnień poszczególnym firmom.
W menu bocznym przejdź do sekcji EXPO $\rightarrow$ Wystawcy.
Kliknij profil firmy, której chcesz przyznać pulę miejsc.
Przejdź do zakładki UCZESTNICY.
W górnej sekcji Bilety zobaczysz listę biletów z aktywną funkcją rejestracji stoisk.
W polu Limit wpisz maksymalną liczbę osób, jaką ten konkretny wystawca może zarejestrować (np. Sponsor Platynowy – 10, Sponsor Srebrny – 3).
Kliknij Zapisz zmiany.
Krok 4: Generowanie i przekazanie linku
Po zapisaniu limitu większego niż 0, system automatycznie wygeneruje unikalny token rejestracyjny dla danej pary wystawca-bilet.
Na profilu wystawcy (zakładka UCZESTNICY) odszukaj pole Unikalny link rejestracyjny dla wystawców dla tego biletu.
Skopiuj wygenerowany adres URL za pomocą ikony schowka.
Wyślij link bezpośrednio do managera stoiska po stronie wystawcy.
⚠️ Zachowanie linku przy wyczerpaniu limitu: Gdy zarejestruje się maksymalna wskazana liczba osób, link nie znika z Twojego panelu, ale staje się nieaktywny dla kolejnych użytkowników (zobaczą oni komunikat o wyczerpaniu puli). Jeśli wystawca potrzebuje zarejestrować dodatkowego pracownika, wystarczy, że zwiększysz liczbę w polu Limit na jego profilu – ten sam link od razu zacznie działać ponownie.
Krok 5: Zarządzanie zespołem stoiska
Wszystkie osoby, które ukończą rejestrację za pomocą dedykowanego odnośnika, trafiają bezpośrednio do bazy powiązanej ze stoiskiem. Ich listę sprawdzisz w sekcji Wystawcy $\rightarrow$ profil firmy $\rightarrow$ zakładka UCZESTNICY (dolna tabela).
Domyślne role i uprawnienia na stoisku
Każdy zarejestrowany pracownik automatycznie otrzymuje na stoisku domyślną rolę Członek. Jako organizator (lub manager stoiska z uprawnieniami administratora) możesz zmienić ten status w tabeli, wybierając jedną z trzech opcji:
Administrator – ma pełne prawo zarządzania stoiskiem z poziomu aplikacji/platformy: może edytować dane firmy, pobierać zebrane leady oraz zapraszać lub usuwać innych członków zespołu.
Edytor – posiada uprawnienia do modyfikacji wizualnej stoiska (opisy, logotypy, produkty, materiały PDF), ale nie ma wglądu w strukturę zespołu i bazy kontaktów.
Członek – profil widoczny dla odwiedzających jako reprezentant firmy. Może odbierać wiadomości na czacie i prowadzić spotkania 1:1, ale nie ma żadnych uprawnień edycyjnych do profilu wystawcy.
Podsumowanie konfiguracji krok po kroku
Krok | Gdzie konfigurujesz? | Wykonywana akcja | Kto odpowiada? |
1. | Kontakt z supportem | Aktywacja funkcji exhibitorRegistration | Zespół Gridaly |
2. | Ustawienia $\rightarrow$ Role | Przygotowanie dedykowanej roli (np. Wystawca) | Organizator |
3. | REJESTRACJA $\rightarrow$ Bilety | Stworzenie prywatnego biletu o cenie 0 | Organizator |
4. | Karta biletu (Podstawowe) | Włączenie suwaka rejestracji członków stoiska | Organizator |
5. | EXPO $\rightarrow$ Wystawcy | Wpisanie wartości w polu Limit u wystawcy | Organizator |
6. | Profil wystawcy | Skopiowanie i wysłanie unikalnego linku URL | Organizator |
7. | Profil wystawcy $\rightarrow$ Uczestnicy | Nadzór nad rejestracjami, ewentualna zmiana ról | Organizator |
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę tworzyć osobny bilet dla każdego wystawcy z osobna?
Czy muszę tworzyć osobny bilet dla każdego wystawcy z osobna?
Nie. Tworzysz tylko jeden unikalny bilet (np. „Obsługa Stoiska”). System jest na tyle elastyczny, że ten sam bilet przypisujesz do wielu wystawców, a dla każdego stoiska generuje się zupełnie inny, odrębny link URL, który automatycznie pilnuje przypisanego limitu.
Co się dzieje z rolą uczestnika, jeśli z biletów korzystają osoby o różnych funkcjach?
Co się dzieje z rolą uczestnika, jeśli z biletów korzystają osoby o różnych funkcjach?
Pamiętaj o rozróżnieniu: rola z biletu (ustawiana w Kroku 2) określa globalne uprawnienia w systemie (np. wejście na prelekcje). Rola na stoisku (Administrator/Edytor/Członek) określa uprawnienia wyłącznie wewnątrz profilu danej firmy. Po rejestracji z linku użytkownik zawsze staje się domyślnie Członkiem stoiska – jeśli to manager firmy, musisz go ręcznie awansować na Administratora stoiska w zakładce UCZESTNICY.
Skonfigurowałem/-am bilet i przypisałem/-am limit, ale pole z unikalnym linkiem na profilu wystawcy jest puste. Dlaczego?
Skonfigurowałem/-am bilet i przypisałem/-am limit, ale pole z unikalnym linkiem na profilu wystawcy jest puste. Dlaczego?
Najczęstszym powodem jest brak aktywacji funkcji zaawansowanej exhibitorRegistration dla całego wydarzenia. Skontaktuj się z zespołem wsparcia Gridaly, aby upewnić się, że opcja ta została poprawnie włączona w backendzie Twojego projektu. Drugim powodem może być ustawienie limitu równego 0 – link generuje się wyłącznie dla dodatnich wartości.
Czy mogę połączyć ten system z koniecznością weryfikacji zgłoszeń?
Czy mogę połączyć ten system z koniecznością weryfikacji zgłoszeń?
Tak. Na tym samym bilecie możesz dodatkowo włączyć funkcję „Wymagaj manualnej akceptacji”. Wówczas pracownik wystawcy, mimo użycia poprawnego linku, nie otrzyma od razu biletu – trafi na listę oczekujących, dopóki nie zatwierdzisz jego profilu w panelu organizatora.
Czy zarejestrowany członek stoiska może samodzielnie przepisać się do innej firmy?
Czy zarejestrowany członek stoiska może samodzielnie przepisać się do innej firmy?
Nie. Powiązanie z konkretnym wystawcą następuje w momencie zakładania konta na podstawie unikalnego tokenu w linku. Ewentualne przenosiny pracownika między stoiskami mogą być zrealizowane wyłącznie przez Ciebie, poprzez ręczną edycję powiązań uczestnika w panelu administratora.