Strefa Expo to kluczowy element wielu wydarzeń hybrydowych i online, pozwalający sponsorom i partnerom na zaprezentowanie swojej oferty, a uczestnikom na interakcję z markami. Platforma Gridaly oferuje rozbudowany, a zarazem intuicyjny moduł do zarządzania wirtualnymi stoiskami.
Poniżej znajdziesz przewodnik krok po kroku, jak skonfigurować strefę, dodać wystawcę i przygotować jego profil, aby w pełni wykorzystać możliwości platformy.
Krok 1: Przejście do modułu Expo
Proces rozpoczynamy w panelu administracyjnym wydarzenia.
W lewym menu nawigacyjnym, w sekcji ZASOBY, odszukaj i kliknij zakładkę Expo.
Zobaczysz listę obecnych wystawców.
Krok 2: Ogólne ustawienia wystawców (Globalna konfiguracja)
Zanim zaczniesz dodawać poszczególne firmy, warto skonfigurować globalne zasady dla całego modułu Expo. Aby to zrobić, kliknij pomarańczowy przycisk z ikoną zębatki znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu (obok przycisku z plusem). W tym panelu znajdziesz następujące sekcje:
Instrukcja dla wystawców / Komunikat wyłączonej edycji: Korzystając z edytora tekstu, możesz przygotować wytyczne dla swoich partnerów (np. jakich rozmiarów grafik używać) oraz komunikat, który wyświetli się w momencie, gdy zablokujesz im możliwość dalszych zmian na profilu.
Domyślne ustawienia: Za pomocą suwaków określasz tu, jakie funkcje będą przypisane z góry każdemu nowemu wystawcy (np. czy stoisko od razu ma być Aktywne, Edytowalne, czy ma mieć włączony Czat lub pokazywać się na stronie materiałów). Możesz tu również zezwolić wystawcom na zmianę swojej kategorii.
Wizytówki: Globalne opcje zbierania leadów. Możesz włączyć domyślne działanie wizytówek, przypisać odpowiedni formularz zapisu oraz ustalić etykietę na przycisku wizytówki (np. "Zostaw kontakt").
Po skonfigurowaniu tych opcji, zapisz zmiany.
Krok 3: Podstawowa konfiguracja (Tworzenie profilu)
Aby dodać nowego wystawcę, wróć do głównego widoku Expo i kliknij zielony przycisk z ikoną plusa (+). W oknie Nowy Wystawca musisz uzupełnić najważniejsze informacje:
Nazwa i Kategoria: Podaj oficjalną nazwę wystawcy oraz przypisz go do odpowiedniej kategorii (jeśli korzystasz z kategoryzacji na swoim wydarzeniu).
Kluczowe przełączniki (funkcje stoiska): Gridaly pozwala na precyzyjne sterowanie funkcjonalnością każdego stoiska za pomocą suwaków (zostaną one wstępnie ustawione na podstawie Twoich wyborów z Kroku 2):
Wyróżniony: Ustawia stoisko wyżej w hierarchii (np. dla sponsorów głównych).
Czat wystawcy: Włącza dedykowany czat, umożliwiający komunikację tekstową między uczestnikami a obsługą stoiska.
Pokaż listę uczestników: Opcja pozwalająca wystawcy widzieć, kto odwiedza profil.
Edytowalny: Umożliwia przedstawicielom wystawcy samodzielną edycję treści na ich stoisku.
Pokaż na stronie wystawców / materiałów: Decyduje o widoczności profilu w publicznych katalogach wydarzenia.
Po ustawieniu tych opcji kliknij Zapisz. Zostaniesz przeniesiony do zaawansowanego panelu edycji.
Krok 4: Zaawansowana edycja stoiska (Zakładki)
Po utworzeniu wystawcy, zyskujesz dostęp do panelu z wieloma zakładkami, które pozwalają zbudować bogate, wirtualne stoisko.
1. Opis (Treści i personalizacja)
To miejsce na przedstawienie firmy.
Opis i Krótki opis: Wykorzystaj edytor tekstu, aby sformatować treść, dodać pogrubienia, listy czy linki. Krótki opis widoczny jest zazwyczaj na liście wszystkich wystawców, a pełny opis po wejściu na stoisko.
Program i Kontakt: Możesz dodać dedykowaną agendę wydarzeń odbywających się na danym stoisku oraz dane teleadresowe.
Integracja z YouTube: Wystarczy wkleić ID filmu z YouTube, aby osadzić wideo powitalne lub promocyjne bezpośrednio na profilu wystawcy.
⚠️ Uwaga: Prawidłowy format identyfikatora YouTube
Pamiętaj, aby w polach dotyczących integracji wideo wklejać wyłącznie sam identyfikator filmu (ID), a nie pełny adres URL skopiowany z przeglądarki. Wklejenie całego linku sprawi, że odtwarzacz nie załaduje się poprawnie na stoisku.
Przykłady:
❌ Niepoprawnie (cały link):
https://www.youtube.com/watch?v=t-ukPe40dCs✅ Poprawnie (samo ID):
t-ukPe40dCs
(Wskazówka: Identyfikator to unikalny ciąg znaków, który w standardowym linku na YouTube znajduje się zaraz po fragmencie ?v=)
Własne nazwy (Personalizacja): To bardzo przydatna funkcja. Jeśli standardowe nazwy zakładek na stoisku (np. "Produkty", "Materiały", "Czat") nie pasują do specyfiki partnera, możesz je tutaj zmienić (np. zmienić "Produkty" na "Nasza Oferta").
2. Branding (Kluczowe wymiary graficzne)
To tutaj nadajesz stoisku unikalny wygląd. Aby grafiki wyglądały profesjonalnie i nie były rozmyte, zastosuj się do poniższych wytycznych systemowych:
Logo: Minimalny rozmiar 500 px x 300 px (Formaty: jpg, jpeg, png, svg).
Cover photo (Zdjęcie w tle profilu): Minimalny rozmiar 1000 px x 300 px (Formaty: jpg, jpeg, png).
Cover photo Expo (Miniatura na liście): Minimalny rozmiar 750 px x 200 px (Formaty: jpg, jpeg, png).
Tło (Background całej strony stoiska): Minimalny rozmiar 1920 px x 1080 px (Formaty: jpg, jpeg, png).
3. Media Społecznościowe i WWW
W tej zakładce połączysz wirtualne stoisko z zewnętrznymi kanałami komunikacji wystawcy. Możesz tu dodać:
Stronę WWW: Bezpośredni link do witryny partnera.
Profile społecznościowe: Ikony z linkami do takich portali jak LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter (X) czy wizytówka firmy. Dzięki temu uczestnicy mogą łatwo przejść do śledzenia profilu firmy w mediach społecznościowych.
4. Produkty i Materiały
Stoisko to miejsce do dzielenia się wiedzą i ofertą.
Produkty: Możesz dodawać konkretne pozycje z oferty. Każdy produkt może mieć własną nazwę, opis, dedykowaną grafikę, link zewnętrzny, film na YouTube, a nawet własną galerię zdjęć i pliki do pobrania.
💡 Ważna wskazówka: Dwuetapowe dodawanie produktu Zwróć uwagę, że dodawanie nowego produktu na stoisku to proces podzielony na dwa kroki:
W pierwszej kolejności musisz nadać produktowi Nazwę i go zapisać (utworzyć).
Dopiero po tym początkowym zapisie odblokuje się pełen panel edycji. Wtedy będziesz mógł dodać pozostałe elementy, takie jak opisy, grafiki, wideo z YouTube czy pliki do pobrania.
Materiały: Idealne miejsce na e-booki, ulotki w formacie PDF czy prezentacje. Przy dodawaniu materiału określasz jego nazwę, wybierasz ikonę reprezentującą plik i wgrywasz dokument z dysku.
Krok 5: Nadawanie dostępu wystawcom i wysyłka zaproszeń (Onboarding)
Samo stworzenie stoiska i przypisanie obsługi to nie wszystko – aby przedstawiciele firm mogli zalogować się na platformę i zacząć uzupełniać swoje profile, musisz upewnić się, że mają nadane odpowiednie uprawnienia dostępu systemowego, a następnie wysłać im zaproszenia.
1. Odblokowanie dostępu do platformy dla roli Wystawcy
Zanim roześlesz wiadomości, musisz upewnić się, że rola "Wystawca" w ogóle pozwala na wejście na wydarzenie.
W lewym menu nawigacyjnym rozwiń zakładkę Ustawienia, a następnie kliknij Role.
Zobaczysz tabelę ze wszystkimi rolami w systemie. Odszukaj na liście pozycję Wystawca.
Sprawdź kolumnę Dostęp do platformy. Jeśli widnieje tam czerwony znacznik "Nie", kliknij pomarańczowy przycisk edycji (ikona ołówka) znajdujący się po prawej stronie tej roli.
W opcjach edycji zmień ustawienie dostępu na Tak i zapisz zmiany (znacznik powinien zmienić kolor na zielony). (Upewnij się również w zakładce Uczestnicy, że osoby przypisane do stoisk mają faktycznie nadaną tę właśnie rolę).
2. Przygotowanie i wysyłka kampanii mailowej
Kiedy stoiska są gotowe, a dostęp do platformy dla wystawców został odblokowany, czas uruchomić dedykowaną kampanię w module Komunikacja -> Kampanie e-mail. Do wysyłki możesz użyć poniższego szablonu, który jest przygotowany w dwóch wersjach językowych i zawiera niezbędne znaczniki (placeholdery), automatycznie generujące m.in. unikalny link dostępu do platformy.
Szablon wiadomości do wystawców (PL):
Temat: Instrukcja konfiguracji wirtualnego stoiska na wydarzeniu {event.name}
Cześć {profile.firstname},
Witamy w gronie wystawców konferencji {event.name}. W strefie Expo czeka już przygotowane przez nas wirtualne stoisko, które należy uzupełnić informacjami o swojej firmie oraz materiałami graficznymi z własnym brandingiem.
Aby uzupełnić stoisko, prosimy o wejście na platformę wydarzenia (klikając w przycisk poniżej), przejście do zakładki "EXPO", a następnie kliknięcie odpowiedniego stoiska. Na stoisku należy nacisnąć przycisk “Edytuj”, który otworzy panel edycji stoiska.
{eventAccessUrl}
Stoisko można uzupełnić o podstawowe informacje o firmie, program lub agendę, informacje kontaktowe, elementy graficzne i video, linki do mediów społecznościowych, materiały do pobrania oraz szczegółowe profile oferowanych produktów, usług lub funkcjonalności (w zależności od charakteru działalności firmy).
Każdy wystawca ma również możliwość przypisania do stoiska dodatkowych osób, które będą odpowiedzialne za jego uzupełnienie przed wydarzeniem lub kontakt z uczestnikami w trakcie wydarzenia. Aby dodać osoby do stoiska, prosimy wejść na swoje stoisko i kliknąć przycisk “Rejestracja”.
Pozdrawiamy,
[ORGANIZATORZY]
Szablon wiadomości do wystawców (EN):
Subject: Virtual booth configuration guide for {event.name}
Dear {profile.firstname},
Welcome to the exhibitors of the {event.name}. The Expo area already has a virtual booth prepared by us, which needs to be supplemented with information about your company and graphic materials with your own branding.
To fill in the booth, please enter the event platform (by clicking the button below), go to the "EXPO" tab, and then click on the appropriate booth. On the booth, please press the "Edit" button, which will open the booth editing panel.
{eventAccessUrl}
The booth can be supplemented with basic information about the company, contact information, graphic and video elements, links to social media, downloadable materials, and detailed profiles of offered products, services, or functionalities (depending on the nature of the company's activities).
Each exhibitor also has the option to assign additional people to the booth who will be responsible for filling it in before the event or contacting participants during the event. To add people to the booth, please enter your booth and click the "Registration" button.
Kind Regards,
[ORGANIZATORZY]
Krok 6: Zarządzanie Obsługą Stoiska
Ostatnim, ale niezwykle ważnym krokiem, jest przypisanie osób, które będą reprezentować firmę na platformie (tzw. Booth Staff).
Przypisanie uczestnika do wystawcy: Użytkownik musi najpierw być zarejestrowany w zakładce Uczestnicy. W edycji profilu danego uczestnika (np. Artura Kowalskiego), w polu "Wystawca", należy wyszukać i przypisać go do stworzonego wcześniej stoiska (np. "Gridaly"). Należy również nadać mu odpowiednią rolę (np. "Wystawca").
Nadawanie uprawnień (Zakładka Obsługa Stoiska): Po przypisaniu osoby, wróć do edycji stoiska (Zasoby -> Expo -> Twój wystawca) i wejdź w zakładkę Obsługa Stoiska. Zobaczysz tam przypisanego przedstawiciela.
W tym miejscu możesz:
Włączyć/wyłączyć jego widoczność na stoisku.
Uruchomić sloty na spotkania (pozwalając uczestnikom umawiać się z nim na wideorozmowy 1:1).
Zdefiniować jego Rolę administracyjną w ramach stoiska: Admin, Edytor lub Członek (określa to, czy dana osoba może edytować profil stoiska, czy tylko obsługiwać czat i spotkania).
Podsumowanie
Moduł Expo w Gridaly to potężne narzędzie. Dzięki logicznemu podziałowi na zakładki, globalnym ustawieniom oraz precyzyjnemu nadawaniu uprawnień, organizatorzy mogą tworzyć profesjonalne, atrakcyjne wizualnie i w pełni interaktywne strefy partnerskie, które przynoszą realną wartość zarówno sponsorom, jak i uczestnikom wydarzenia.