E-maile systemowe w Gridaly – rodzaje, odbiorcy i konfiguracja

E-maile systemowe w Gridaly to automatyczne wiadomości wysyłane do uczestników lub zamawiających, związane z określonymi akcjami — np. rejestracją, dostępem, płatnością czy fakturą. Pomagają organizatorom usprawnić komunikację i zautomatyzować wiele procesów w wydarzeniu.

Z tego artykułu dowiesz się:

Czym są e-maile systemowe i jakie są ich rodzaje?
Do kogo trafiają e-maile systemowe?
Jak utworzyć nowy e-mail systemowy?
Jak dodać przycisk do treści maila?
Jak spersonalizować treść e-maila?
FAQ – najczęstsze pytania

Czym są e-maile systemowe i jakie są ich rodzaje?

E-maile systemowe to wiadomości wysyłane automatycznie przez system Gridaly, powiązane z określoną akcją uczestnika lub organizatora.

Podział e-maili systemowych:

Edytowalne e-maile systemowe – tworzone i personalizowane przez organizatora.

Akcje powiązane z rejestracją oraz uczestnikiem:

Mail powitalny – po utworzeniu konta
Zaproszenie do uczestnictwa – po przypisaniu do wydarzenia
Dostęp do platformy – po aktywacji uczestnika

Akcje powiązane z płatnościami oraz zamówieniem:

Zamówienie – przypisanie – po przypisaniu do osoby
Zamówienie – nieprzypisane osoby – brak przypisanych uczestników
Płatność – utworzona – po rozpoczęciu zamówienia
Płatność – anulowana – po anulowaniu płatności
Płatność – przeterminowana – po przekroczeniu terminu płatności
Płatność – bezpłatna – po ukończeniu darmowego zamówienia
Płatność – zmiana sposobu – po zmianie metody
Faktura – wygenerowana – po opłaceniu zamówienia
Rachunek – wygenerowany – po zakończonej płatności
Proforma – wygenerowana – po wybraniu metody płatności przelew tradycyjny
Proforma – 1 dzień do terminu – dzień przed końcem terminu płatności
Proforma – upłynął termin – po przekroczonym terminie płatności
Korekta – wygenerowana – po wystawieniu korekty do faktury

Inne:

Własny – dowolny komunikat mailowy stworzony przez Organizatora, wymaga manualnej wysyłki (więcej poniżej)

🔒 Nieedytowalne e-maile systemowe – wysyłane automatycznie przez Gridaly, bez możliwości edycji:

Wiadomości związane z networkingiem w aplikacji mobilnej oraz webowej - np. informacja o otrzymaniu zaproszenia na spotkanie
Wiadomości z tokenem dostępu do aplikacji mobilnej i webowej

Do kogo trafiają e-maile systemowe?

E-mail trafia do osoby, której dotyczy konkretna akcja – np. uczestnik otrzyma mail powitalny po zakończeniu ścieżki rejestracyjnej.

Aby e-mail został dostarczony:

adres e-mail musi być poprawnie przypisany do profilu - nie może posiadać polskich znaków i spacji

Jak utworzyć nowy e-mail systemowy?

Zaloguj się do panelu administracyjnego na stronie app.gridaly.com
Wybierz wydarzenie z listy dostępnych wydarzeń.
Przejdź do Komunikacja → Maile systemowe
Kliknij ➕ Dodaj nowy mail systemowy.

Wybierz język (PL/EN) oraz akcję systemową, do której przypisany ma być e-mail.
Wybierz język (PL/EN) oraz akcję systemową, do której przypisany ma być e-mail.
Uzupełnij:

Tytuł – temat wiadomości,
Preheader (opcjonalnie) – krótki podtytuł widoczny w podglądzie skrzynki,
Treść wiadomości – edytowalny obszar z opcją formatowania tekstu.

7. Na końcu kliknij Zapisz, aby zapisać konfigurację.

8. Możesz włączyć lub wyłączyć e-mail systemowy za pomocą suwaka w prawym górnym rogu.

Jak dodać do e-maila grafikę nagłówka oraz stopki?

Estetyczna komunikacja zwiększa skuteczność wiadomości. W systemie Gridaly możesz łatwo dodać grafikę nagłówka (np. z logo lub hasłem wydarzenia) oraz stopki (np. z danymi kontaktowymi lub partnerami) do maili systemowych – globalnie lub tylko dla wybranej wiadomości.

Aby dodać grafikę, która będzie automatycznie dołączana do wszystkich maili systemowych:

Zaloguj się do panelu administracyjnego na stronie app.gridaly.com
Wybierz wydarzenie z listy dostępnych wydarzeń.
Przejdź do zakładki Ustawienia → Ustawienia podstawowe → Komunikacja.
W sekcji Grafika nagłówka maila dodaj grafikę, która będzie widoczna na górze każdej wiadomości.
W sekcji Grafika stopki maila wgraj grafikę, która pojawi się na dole każdej wiadomości.
Zapisz.

Jeśli chcesz, aby tylko wybrana wiadomość zawierała dedykowaną grafikę nagłówka lub stopki:

Zaloguj się do panelu administracyjnego na stronie app.gridaly.com
Wybierz wydarzenie z listy dostępnych wydarzeń.
Przejdź do Komunikacja → Maile systemowe.
Kliknij ikonę edytuj przy wybranej wiadomości.
W sekcji Grafika nagłówka maila dodaj grafikę, która będzie widoczna na górze każdej wiadomości.
W sekcji Grafika stopki maila wgraj grafikę, która pojawi się na dole każdej wiadomości.
Zapisz.

Jak personalizować e-mail systemowy?

Podczas tworzenia treści możesz dodać dynamiczne pola – np. imię uczestnika, nazwę wydarzenia, dane płatności. Dzięki temu wiadomość będzie bardziej osobista i czytelna.

Kliknij w wybrane pole z sekcji Dostępne pola dynamiczne – pole skopiuje się automatycznie po kliknięciu.
Wklej wybrane pole w treść wiadomości.

Najczęściej używane pola dynamiczne:

Uczestnik:

{attendee.firstName} – imię
{attendee.lastName} – nazwisko
{attendee.ticketPdf} – plik PDF z biletem
{attendee.accessToEvent} – dostęp do wydarzenia

Zamawiający:

{order.accessLink} – dostęp do zamówienia
{order.extendedAccess} – rozszerzenie zamówienia

Możesz również dodać:

zaproszenie do kalendarza (np. Google/Outlook),
grafikę nagłówka lub stopki maila (lokalnie dla wiadomości lub globalnie w: Ustawienia podstawowe → Komunikacja).

Jak dodać przycisk do treści maila?

W treści wiadomości e-mail w Gridaly możesz dodać przycisk, który będzie kierował uczestnika do wybranego miejsca – np. na stronę wydarzenia, do biletu, formularza lub zewnętrznej witryny. To prosty sposób, by ułatwić dostęp do kluczowych informacji i zwiększyć zaangażowanie odbiorców.

Przycisk może linkować do:

dowolnego adresu URL (np. https://twojawitryna.pl),
dynamicznych elementów (np. {ticketUrl}, {eventAccessUrl}, {order.extendedAccess}) – które zostaną automatycznie uzupełnione dla każdego uczestnika.

Krok po kroku:

Przejdź do edycji wiadomości e-mail w zakładce Komunikacja → Wiadomości systemowe.
Włącz edycję maila.
W edytorze treści wpisz tekst przycisku.
Zaznacz wpisany tekst i wybierz Przycisk z rozwijalnej listy w pasku narzędzi edycji.
Zaznacz przycisk i naciśnij prawym przyciskiem myszy.
Wybierz pole Link.
Wstaw treść linku lub pola dynamicznego w URL.
Wyśrodkuj za pomocą paska narzędzi edycji(opcjonalnie).
Zatwierdź i zapisz wiadomość.

Jak manualnie wysłać e-mail systemowy do uczestnika?

Choć większość wiadomości systemowych w Gridaly (takich jak zaproszenia, potwierdzenia rejestracji czy przypomnienia) jest wysyłana automatycznie, zdarzają się sytuacje, w których zachodzi potrzeba ponownej lub ręcznej wysyłki do wybranych uczestników.

Dlatego system umożliwia ręczne wysyłanie wiadomości systemowych bez potrzeby ingerencji w status uczestnika czy restartowania procesu rejestracji.

Ręczną wysyłkę możesz wykonać z poziomu profilu uczestnika lub z poziomu listy uczestników, wybierając odpowiednią akcję z menu.